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      外貿郵件的書寫技巧,網易企業郵箱話

      發布時間:2017-06-16

      郵件是外貿業務中最常用的溝通方式,又是最便捷最常用最實效的。下面,我把一些郵件書寫小技巧分享給大家。

      一、主題(Subject):

      A: 一封郵件的主題一定要簡單扼要,符合郵件的主題內容,一般情況都是以客戶所需的產品名稱作為郵件的主題。需要注意的是郵件的主題要盡量避免使用標點符號,盡量避免使用全大寫字母,以免郵件被過濾掉,使客戶無法接收到我們的郵件。例如:URGENT!!!這就是應當避免使用的主題,可以這樣寫:Urgent Urgent Urgent

      B: 同一主題項下的郵件往來,盡量在原郵件回復,便于雙方了解事件的進展。當新事件聯系時,不要使用原來的舊郵件回復,要重新用新的郵件新的主題回復,避免造成誤解和不必要的麻煩。

      二、抄送(Copy):

      A:一封郵件要抄送給自己的主管,另外還可以根據郵件的具體內容抄送給相關崗位的工作人員,這么做的最大好處就是讓客戶感到你的公司很正規很系統,提升公司在客戶心目中的形象;讓相關人員了解掌握相關內容,減少溝通成本;讓主管可以隨時跟進監督自己的業務情況,及時提出合理的指導和建議。

      B: 仔細審視客戶來函,回復郵件時“Reply all”抄送給客戶來函時抄送的其公司相關人員,這樣做既可以省去客戶收到你的郵件后要轉發給相關人員的麻煩,又讓客戶感到溫暖。

      三、郵件內容:一封郵件的內容部分是它的靈魂,一封郵件的好壞,全看它有沒有靈魂,有沒有神兒。干巴巴的內容的羅列,讓人讀之枯燥無味,郵件的效果就會大打折扣了,甚至有的新客戶還沒有讀完就丟進垃圾箱了。以下幾點特別要注意;

      1、稱呼:稱呼屬于禮儀,禮儀講究的就是客尊原則,要注意對應性。無論客戶首發還是后續郵件,如果客戶稱呼你“Hi A”,你的回復應當是“Hi B”;如果客人郵件稱呼“Dear Mr.+你的回復應當是“Dear Mr.+;客戶稱呼“Dear名或者姓,你的回復應當是對應的“Dear 名或者姓,不能搞反成“Dear 姓或者名

      有些客人不懂我們中文的姓名順序,如果稱呼我們“Dear Mr.,我們的回復應該是“Dear Mr.,如果我們回復“Dear Mr. 就錯了哦,因為沒有這么稱呼的。這個小細節,你有注意過嗎?

      2、全面:客戶郵件中,如果提了三點要你回答的問題。你回答了其中兩點,結束。咳!客人楞了,且不管你這三點回答的質量多么專業、多么好,另外一點不回復,既不說明為什么不能回復,更不交代何時回復。是丟三落四呢?還是對客人不夠尊重?換位思考,若你是客人,請問你又作何感想?如果客戶問題較多,為方便客戶可以在客戶原郵件問題上紅字標注進行回復。

      3、及時:對于客戶的來函,必須秉持第一時間回復的原則,要了解客人所在地的時差,不能讓客人次日看到回復。如果不能及時回復客人郵件中提出的問題,應當回復說明何時答復復客人,并在承諾的時間內予以答復。

      4、重點:郵件中需要重點標注的內容,需要引起客人注意和重視的,盡量不使用紅色等顏色,因為對于顏色的禁忌各國各有不同,稍有不注意就會引起客人的反感。比如:巴西人 認為人死好比黃葉落下,所以忌諱棕黃色;埃塞俄比亞人 當對死者表示深切哀悼時穿淡黃色服裝;比利時人最忌藍色,如遇不祥之事,都用藍衣作為標志;泰國忌紅色,認為紅色是不吉利的顏色,因為寫死人姓氏是用紅色;伊拉克 討厭藍色,視藍色為魔鬼,在日常生活中忌諱使用藍色... ... 所以函電中需要重點標記的內容,直接加重加粗就可以了。

      5、禮貌:多使用Would you please...  Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語句。另外,如果客人郵件中熱情地說了一大堆,他是如何喜歡你的國家和城市,你回復時應該禮貌性回一句是啊!謝謝,你的國家也很美!。你如果只字不提,那客人不是熱臉貼了你的冷屁股了嗎? 如果客戶郵件中說:How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復的郵件中卻找不到與此所對應的回復語句,那也屬于不禮貌的行為。

      四、簽署落款:這一般包括發信人的姓名、職務外加公司的名稱、地址、電話、傳真、網址等。一個漂亮的落款也顯示公司的正規和實力,如果不會弄,就找專業的認識設置一下吧,這是很有必要的!





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