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      新聞公告

      網(wǎng)易企業(yè)郵箱教您外貿(mào)郵件的書寫技巧

      發(fā)布時(shí)間:2017-06-23

      郵件是外貿(mào)業(yè)務(wù)中最常用的溝通方式,又是最便捷最常用最實(shí)效的。下面,網(wǎng)易企業(yè)郵箱小編把一些郵件書寫小技巧分享給大家。

      一、主題(Subject):

      A: 一封郵件的主題一定要簡(jiǎn)單扼要,符合郵件的主題內(nèi)容,一般情況都是以客戶所需的產(chǎn)品名稱作為郵件的主題。需要注意的是郵件的主題要盡量避免使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),盡量避免使用全大寫字母,以免郵件被過(guò)濾掉,使客戶無(wú)法接收到我們的郵件。例如:URGENT?。?!這就是應(yīng)當(dāng)避免使用的主題,可以這樣寫:Urgent Urgent Urgent。

      B: 同一主題項(xiàng)下的郵件往來(lái),盡量在原郵件回復(fù),便于雙方了解事件的進(jìn)展。當(dāng)新事件聯(lián)系時(shí),不要使用原來(lái)的舊郵件回復(fù),要重新用新的郵件新的主題回復(fù),避免造成誤解和不必要的麻煩。

      二、抄送(Copy):

      A:一封郵件要抄送給自己的主管,另外還可以根據(jù)郵件的具體內(nèi)容抄送給相關(guān)崗位的工作人員,這么做的最大好處就是讓客戶感到你的公司很正規(guī)很系統(tǒng),提升公司在客戶心目中的形象;讓相關(guān)人員了解掌握相關(guān)內(nèi)容,減少溝通成本;讓主管可以隨時(shí)跟進(jìn)監(jiān)督自己的業(yè)務(wù)情況,及時(shí)提出合理的指導(dǎo)和建議。

      B: 仔細(xì)審視客戶來(lái)函,回復(fù)郵件時(shí)“Reply all”抄送給客戶來(lái)函時(shí)抄送的其公司相關(guān)人員,這樣做既可以省去客戶收到你的郵件后要轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員的麻煩,又讓客戶感到溫暖。

      三、郵件內(nèi)容:一封郵件的內(nèi)容部分是它的靈魂,一封郵件的好壞,全看它有沒(méi)有靈魂,有沒(méi)有神兒。干巴巴的內(nèi)容的羅列,讓人讀之枯燥無(wú)味,郵件的效果就會(huì)大打折扣了,甚至有的新客戶還沒(méi)有讀完就丟進(jìn)垃圾箱了。以下幾點(diǎn)特別要注意;

      1、稱呼:稱呼屬于禮儀,禮儀講究的就是客尊原則,要注意對(duì)應(yīng)性。無(wú)論客戶首發(fā)還是后續(xù)郵件,如果客戶稱呼你“Hi A”,你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是“Hi B”;如果客人郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是“Dear Mr.名+姓”;客戶稱呼“Dear 名或者姓”,你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是對(duì)應(yīng)的“Dear 名或者姓”,不能搞反成“Dear 姓或者名”。

      有些客人不懂我們中文的姓名順序,如果稱呼我們“Dear Mr.名”,我們的回復(fù)應(yīng)該是“Dear Mr.姓”,如果我們回復(fù)“Dear Mr. 名”就錯(cuò)了哦,因?yàn)闆](méi)有這么稱呼的。這個(gè)小細(xì)節(jié),你有注意過(guò)嗎?

      2、全面:客戶郵件中,如果提了三點(diǎn)要你回答的問(wèn)題。你回答了其中兩點(diǎn),結(jié)束??龋】腿死懔?,且不管你這三點(diǎn)回答的質(zhì)量多么專業(yè)、多么好,另外一點(diǎn)不回復(fù),既不說(shuō)明為什么不能回復(fù),更不交代何時(shí)回復(fù)。是丟三落四呢?還是對(duì)客人不夠尊重?換位思考,若你是客人,請(qǐng)問(wèn)你又作何感想?如果客戶問(wèn)題較多,為方便客戶可以在客戶原郵件問(wèn)題上紅字標(biāo)注進(jìn)行回復(fù)。

      3、及時(shí):對(duì)于客戶的來(lái)函,必須秉持第一時(shí)間回復(fù)的原則,要了解客人所在地的時(shí)差,不能讓客人次日看到回復(fù)。如果不能及時(shí)回復(fù)客人郵件中提出的問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)回復(fù)說(shuō)明何時(shí)答復(fù)復(fù)客人,并在承諾的時(shí)間內(nèi)予以答復(fù)。

      4、重點(diǎn):郵件中需要重點(diǎn)標(biāo)注的內(nèi)容,需要引起客人注意和重視的,盡量不使用紅色等顏色,因?yàn)閷?duì)于顏色的禁忌各國(guó)各有不同,稍有不注意就會(huì)引起客人的反感。比如:巴西人 認(rèn)為人死好比黃葉落下,所以忌諱棕黃色;埃塞俄比亞人 當(dāng)對(duì)死者表示深切哀悼時(shí)穿淡黃色服裝;比利時(shí)人最忌藍(lán)色,如遇不祥之事,都用藍(lán)衣作為標(biāo)志;泰國(guó)忌紅色,認(rèn)為紅色是不吉利的顏色,因?yàn)閷懰廊诵帐鲜怯眉t色;伊拉克 討厭藍(lán)色,視藍(lán)色為魔鬼,在日常生活中忌諱使用藍(lán)色... ... 所以函電中需要重點(diǎn)標(biāo)記的內(nèi)容,直接加重加粗就可以了。

      5、禮貌:多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語(yǔ)句。另外,如果客人郵件中熱情地說(shuō)了一大堆,他是如何喜歡你的國(guó)家和城市,你回復(fù)時(shí)應(yīng)該禮貌性回一句“是?。≈x謝,你的國(guó)家也很美!”。你如果只字不提,那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎? 如果客戶郵件中說(shuō):How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復(fù)的郵件中卻找不到與此所對(duì)應(yīng)的回復(fù)語(yǔ)句,那也屬于不禮貌的行為。

      四、簽署落款:這一般包括發(fā)信人的姓名、職務(wù)外加公司的名稱、地址、電話、傳真、網(wǎng)址等。一個(gè)漂亮的落款也顯示公司的正規(guī)和實(shí)力,如果不會(huì)弄,就找專業(yè)的認(rèn)識(shí)設(shè)置一下吧,這是很有必要的!

      網(wǎng)易企業(yè)郵箱服務(wù)(www.qiyeyou1126.com)是網(wǎng)易憑借其20年品牌優(yōu)勢(shì)與經(jīng)驗(yàn)在企業(yè)郵箱的基礎(chǔ)上,為進(jìn)一步布局企業(yè)市場(chǎng)而打造的企業(yè)級(jí)產(chǎn)品矩陣,致力于提供一站式企業(yè)信息化解決方案。湖南領(lǐng)先網(wǎng)絡(luò)科技是網(wǎng)易企業(yè)產(chǎn)品授權(quán)經(jīng)銷商,專業(yè)為企業(yè)提供網(wǎng)易企業(yè)郵箱、網(wǎng)易辦公套件等一站式企業(yè)信息化專業(yè)解決方案。


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